Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Siteco GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch Siteco GmbH informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Siteco GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Siteco GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Siteco GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von Siteco GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für Siteco GmbH eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzerklärung für Bewerber der Siteco GmbH

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Ihre personenbezogenen Daten als Bewerber der Siteco GmbH verarbeitet werden. Sie erklärt, wie die Siteco GmbH Ihre personenbezogenen Daten nutzt, welche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergriffen werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

Einführung

Der Schutz personenbezogener Daten ist Siteco GmbH ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet die Siteco GmbH Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung und den weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

1. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien sowie Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Siteco GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um ein eventuell zukünftiges Arbeitsverhältnis durchzuführen und verwalten zu können. In diesem Zusammenhang fällt eine Vielzahl von Verarbeitungstätigkeiten an die nachfolgend aufgeführt werden:

Personalanwerbung und Stellenbesetzung, wie z.B. Durchführung von Bewerbergesprächen und Auswahl geeigneter Personen
Verhandlungen über Gehaltszahlungen
Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen, wie z.B.: Anforderungen an die Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung bei der Abrechnung von Reisekosten

Für die oben genannten Zwecke verarbeitet die Siteco GmbH personenbezogene Daten, die Sie selbst zur Verfügung gestellt haben oder die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung anfallen. Es handelt sich hierbei um folgende Datenkategorien:

Kontaktinformationen
Bewerbungsdaten
Gehalts- und Gehaltsabrechnungsdaten von Vorbeschäftigungen
Art der Beschäftigung (z.B. befristet, Vollzeit, Teilzeit)
Angaben zur An- und Abreise zur Reisekostenabrechnung
Informationen über Mitarbeiterbeurteilungen und Fortbildungsmaßnahmen
Unter bestimmten Umständen Angaben zum Gesundheitszustand
(z.B. Behinderungen und Einschränkungen, die einer Beschäftigung entgegenstehen würden)

Die Siteco GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der nachfolgend aufgeführten Vorschriften:

zum Zwecke der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses (Artikel 6 (1) (b) DSGVO),
zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Artikel 6 (1) (c) DSGVO), oder
zur Wahrung berechtigter Interessen der Siteco GmbH (hier das Arbeitsverhältnis) unter Abwägung der schützenswerten Interessen des Mitarbeiters (Artikel 6 (1) (f) DSGVO).
haben Sie im Einzelfall ausdrücklich Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt, ist diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Artikel 6 (1) (a) DSGVO).

2. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Die Siteco GmbH übermittelt Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Begründung des Arbeitsverhältnisses gem. Artikel 6 (1) (b) DSGVO und § 26 BDSG (neu) an interne Empfänger (z.B. Management in der zu besetzenden Stelle). Diese wurden von uns auf die Einhaltung des Datenschutzes hin eingewiesen und verpflichtet.

3. Speicherfristen

Soweit bei der Erhebung keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, wenn diese nicht mehr zur Erfüllung des Zweckes der Speicherung erforderlich sind, und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) eine längere Speicherung erforderlich machen.

Nach einem negativen Bewerbungsbescheid werden Papierdokumente direkt zurückgeschickt und elektronische Bewerbungsdaten spätestens nach 6 Monaten gelöscht (außer, bei Einwilligung über eine längere Aufbewahrung).

4. Widerruflichkeit erteilter Einwilligungserklärungen

In den Fällen, in denen Sie der Siteco GmbH eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Das bedeutet, dass die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung auf Basis der Einwilligung rechtmäßig erfolgte.

5. Ihre Rechte

Wenn Sie sich bei der Siteco GmbH bewerben, haben Sie gegebenenfalls das Recht von der Siteco GmbH:

Auskunft über von Ihnen verarbeiteten personenbezogene Daten zu erhalten,
die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen,
die Löschung der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen,
die Übertragung der Daten zu verlangen oder
der Datenverarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen.

6. Siteco GmbH Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte der Siteco GmbH informiert Sie gerne im Detail über die Ihnen zustehenden Rechte. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt über datenschutz@complimant.de oder die für Sie zuständige Kontaktperson auf. Der Datenschutzbeauftragter der Siteco GmbH unterstützt bei allen Fragen rund um das Thema Datenschutz.

Neben den oben genannten Kontaktmöglichkeiten bei der Siteco GmbH haben Sie aber auch jederzeit die Möglichkeit die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu kontaktieren.

Die für Bayern zuständige Aufsichtsbehörde können Sie erreichen unter:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 27
91522 Ansbach
Deutschland

Telefon: +49 (0) 981 53 1300
Telefax: +49 (0) 981 53 98 1300
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

7. Externe Partner der Siteco GmbH

Die Siteco GmbH nutzt einen Dienstleister für die Bereitstellung des Web basierten Recruiting Tools Onlyfy. Hierüber wurde ein Vertrag gem. Art. 28 DS-GVO zur Einhaltung des Datenschutzes abgeschlossen.

Dienstleister für Onlyfy

New Work SE
Am Strandkai 1
20457 Hamburg
Deutschland